También conocidos como eventos digitales, eventos a distancia, eventos online, se refiere a las reuniones o encuentros que se celebran de manera no presencial entre un grupo de personas en distintas ubicaciones físicas mediante alguna plataforma digital.
Según las tendencias en la industria de reuniones a nivel mundial el término evento está evolucionando a experiencias y esto debido a que los Meeting Planners u organizadores de eventos están diseñando actividades, condiciones y ambientes, para que este tipo de eventos quede en la mente de los asistentes y deje huella en ellos. Por tal motivo y para efectos de este Post nos referiremos como Experiencias Virtuales.
Con la pandemia COVID 19 se ha acelerado la tendencia de realizar eventos de manera virtual, aunque mucho se ha debatido en los últimos años si la Industria de Reuniones en algún momento evolucionaría a eventos virtuales en un 100%, lo cierto es que hoy en día es una realidad y una necesidad.
Y es que remontándonos al motivo que da pie a las reuniones presenciales, llámense convenciones, congresos, capacitaciones, talleres, seminarios, conferencias, etc., el común denominador es transmitir algún tipo de mensaje y generar conexiones entre los asistentes.
Tipos de Experiencias Virtuales
Conferencias Virtuales o Webinars.
Es el modelo tradicional que se utiliza en cualquier conferencia presencial en donde existe un orador o speaker, comúnmente especialista y ofrece una charla sobre un tema en específico mediante una agenda previamente establecida, los asistentes interactúan únicamente cuando el ponente así lo permite y normalmente lo hacen mediante preguntas y respuestas o votaciones que el mismo speaker realiza, cabe mencionar que pueden existir 2 variantes de esta dinámica:
- En Vivo.- Cuando se convoca a una audiencia para sesionar e interactuar en vivo con el speaker en un día y hora determinado.
- Grabados.- Se refiere de igual manera a una sesión que en algún momento pudo ser en vivo o no, y comúnmente se utiliza para venta de cursos en línea o en algunas empresas para capacitación de empleados en procesos repetitivos.
Reuniones o juntas Virtuales.
Se refiere o enfoca más a una típica junta de equipos de trabajo, pueden ser por áreas específicas como ventas, operaciones, finanzas, etc. Dichas reuniones permiten y fomentan el intercambio de información entre los asistentes.
Son reuniones más interactivas, subsecuentes y tratan de ser productivas. Incluso es muy común para reuniones informales entre amigos.
Talleres o seminarios interactivos.
Esta es una dinámica que genera mucho más engagement en los asistentes a diferencia de los Webinars o Conferencias Virtuales, si bien en los primeros la interacción es limitada, en esta dinámica abre completamente la posibilidad al asistente de realizar la actividad seleccionada con sus propias manos y tener un resultado palpable.
En este tipo de Experiencia Virtual generalmente incluirá un delivery físico por parte del organizador, para hacerle llegar a los asistentes los materiales con los que se trabajarán o algún detalle, recuerdo o amenidad.
Este tipo de Experiencias es de las más completas y que en lo particular más nos gustan, ya que generan mayores resultados.
Formación de equipos virtuales
Otra de las estrategias empresariales que se ha utilizado por mucho tiempo son los famosos team building o construcción de equipo de trabajo, pues bien, estas técnicas han evolucionado para poder realizarse de manera virtual.
Son dinámicas totalmente disruptivas, 100% interactivas y entretenidas que generan Engagement natural con los participantes, su función es fomentar el trabajo en equipo lo cual lo realizan mediante juegos, competencias y actividades lúdicas o chuscas.
Uno de los objetivos es compartir, generar conexiones entre el equipo de trabajo y divertirse fomentando mayor convivencia y confianza.
Exposiciones y Congresos Virtuales
Como su nombre lo indica aquí se trata de emular virtualmente un Congreso o Exposición en donde habrá varias salas de conferencias, espacios virtuales de exposiciones con expositores que pueden atender de manera virtual a los asistentes.
Como característica son plataformas y herramientas mucho más completas y robustas que combinan varias funcionalidades para logra el objetivo, desde varias salas para conferencias ya sean simultaneas o no, sistemas de votaciones, preguntas y respuestas, interacciones vía chat, recorridos virtuales por áreas de exposición, sistemas de registro en línea, notificaciones push de eventos, programas o agendas virtuales e incluso algunos integran módulos para publicación de post o comentarios en redes sociales y ofrecen hasta constancias de asistencia.
VENTAJAS DE LAS EXPERIENCIAS VIRTUALES
Facilita enormemente la asistencia. – Y es que al no tener que desplazarte de tu casa, ni trasladarte hace que asistir sea mucho mas fácil desde cualquier parte del mundo que estés, no tendrás que preocuparte por llegar unos minutos antes para imprimir tu gafete y tener acceso, incluso y si el organizador así lo permite ni siquiera tendrás que llegar a tiempo ya que si el evento ha sido grabado puedes ingresar a la hora que quieras.
Reducción de costes. – No es un secreto que tanto para el organizador y para el asistente el coste al realizar este tipo de eventos virtuales reduce dramáticamente al no tener que tomar un avión, hospedarte y preocuparte por la alimentación en el destino que se vaya a realizar el Congreso. Esto no quiere decir que el coste de inscripción a esta Experiencia Virtual sea menor que el que se puede cobrar en una versión presencial.
Sustentabilidad. – Una Experiencia virtual reduce en gran cantidad el impacto ambiental de los eventos presenciales, ya que evitamos impresiones que en mayor parte van directo a la basura, desplazamientos y uso de medios de transporte de los asistentes y en general toda la basura y desperdicio que genera una reunión masiva presencial.
CONCLUSIÓN
Si bien este tipo de Experiencias virtuales nos ofrecen muchas ventajas, también es el punto medular de debate entre los especialistas y en lo que hemos coincidido es que en el futuro los eventos presenciales NO desaparecerán del todo más bien estarán evolucionando a Experiencias Híbridas en donde se combine tanto la asistencia presencial como la virtual ya que la misma naturaleza humana hace imposible de sustituir la convivencia personal, la generación de Networking presencial y viéndolo desde el punto de vista económico la derrama económica es un gran impacto en las economías locales de muchos países que incluso dependen y viven de ello.
Así podemos concluir que: a menos que sea de manera obligada o fuera de nuestras manos como en estos momentos por el COVID 19, las reuniones presenciales aún tienen muchos años de vigencia, pero la Experiencias Virtuales cada vez serán mas comunes en nuestra realidad.
En el siguiente enlace te dejo algunas experiencias virtuales que te pueden ayudar para los fines empresariales que tengas en mente, recuerda que si necesitas ayuda con gusto estamos a tus órdenes.
Te dejamos aquí el vídeo completo