En estos tiempos de pandemia en donde el distanciamiento social se ha institucionalizado casi de manera obligatoria y en donde nuestra Industria de Reuniones ha sufrido una afectación importante al ser restringidos los eventos presenciales multitudinarios, Meeting Planners junto con nuestros clientes hemos tenido que evolucionar e inclinarnos a soluciones alternativas que en circunstancias normales no habríamos utilizado o le hubiéramos dado menor relevancia. Y nos referimos a la virtualización de todo tipo de reuniones, sean desde las sencillas y típicas juntas departamentales hasta los mega Congresos y Exposiciones Comerciales.
Como especialistas en el ramo nos hemos dado a la tarea de enlistar ventajas, desventajas, funcionalidades y recomendaciones de varias plataformas de reuniones que actualmente existen en el mercado y a continuación te hablamos de cada una de ellas:
PLATAFORMAS COMERCIALES
En estas soluciones digitales podemos mencionar entre otras, plataformas como:
- Zoom
- Teams
- Google Meet
- Cisco Webex
- Go To Meeting
- Skype
El uso de este tipo de plataformas es la más común ya que son las soluciones más accesibles y económicas en el mercado y con mayor tasa de éxito, intuitivas, de buen desempeño e incluso las más seguras (incluido Zoom que ha presentado problemas de Hackeo, pero que han puesto manos a la obra para incrementar sus protocolos de seguridad con la versión 5) y hace mucho sentido, ya que han sido creadas específicamente para llevar a cabo reuniones virtuales a través de ellas, en la mayoría de estas plataformas podemos realizar específicamente 2 tipos de dinámicas de reuniones:
- Juntas o Reuniones Virtuales. La dinámica consiste en que todos ingresan virtualmente a esta reunión con la opción de transmitir audio y video desde su propio Gadget (Computador, portátil, móvil o tableta) dependiendo de la plataforma podemos tener desde 5 hasta 100 asistentes interactuando simultáneamente mediante su webcam y micrófono encendido.
- Conferencias, Webinars o Seminarios Web. Normalmente el uso de esta dinámica se relaciona a impartir una conferencia, plática, seminario o capacitación a un número mayor de personas, optando por esta modalidad sé que tiene como característica principal que está diseñada para mayor alcance de personas que van desde los 50 hasta los 40,000 asistentes dependiendo de la plataforma a utilizar, los asistentes ingresan sin opción a transmitir desde su webcam y con los micrófonos en mute para no interrumpir al speaker, a través de la plataforma podrán visualizar la presentación así como la webcam del ponente y/o panelistas. En algún momento y a decisión del Host se podrá interactuar con algunos asistentes permitiéndoles participar con su Audio y Video encendidos.
Todo parece ser una maravilla, plataformas creadas específicamente para reuniones, accesibles, económicas pero las dificultades empiezan cuando hablamos de eventos más complejos o completos como lo suelen ser los Congresos, Convenciones o Exposiciones Comerciales.
Registro de Asistentes: Cuando nos enfrentamos a integrar sistemas de registro más profesionales o completos con información mucho más específica y de relevancia para nuestras bases de datos, o se necesite cobro por inscripción, en muchas de estas plataformas suele ser complicado las integraciones que nos permiten monetizar el acceso, adicional si queremos diferenciar tipo de inscripciones y que cada una de estas inscripciones les dé acceso a ciertas conferencias o no es cuando ya no se puede configurar a nuestras necesidades específicas de este evento.
Sesiones diversas y/o Simultaneas: Cuando nuestra agenda incluye sesiones magistrales o plenarias y adicionalmente break outs, Simposios o talleres alternos simultáneos, estas soluciones ya no son adecuadas derivado que por cada sesión simultanea debe realizarse por una cuenta o anfitrión específico lo que se traduce a que se necesitaran tener más de 1 cuenta general y por cada sesión que se requiera se deberá ingresar a 1 link específico, lo cual hace complicado y confuso el acceso en el momento que andemos de prisa por entrar a un seminario o taller que está a punto de empezar y no tenemos a la mano el link en cuestión.
Áreas o Exposiciones Comerciales: Si usualmente nuestro evento presencial incluía un área comercial o Exposición es cuando estas plataformas ya no son de utilidad ya que no hay una solución a esta necesidad de comercialización.
PLATAFORMAS CON ÉNFASIS EN ÁREAS O EXPOSICIONES COMERCIALES
Consideramos que difícilmente podremos emular o igualar la sensación o interacción de caminar por los pasillos de las exposiciones comerciales, muchos desarrolladores han creado estas soluciones virtuales para evitar se detenga esta actividad económica comercial.
El diseño de estas plataformas está enfocado a crear espacios virtuales, toda el área comercial que puede estar configurada en 3D ó 2D. Se podrán encontrar stands o booths ya predeterminados en dimensiones, diseños y tipo de información a entregar al visitante, también cuentan con espacios ideados para tomar alguna o algunas conferencias o pláticas relevantes para la industria de que se trate la Exposición Comercial, como usualmente se realiza de manera presencial.
La interacción aquí es muy similar al recorrer una expo ó feria presencial, pero la entrega de información por parte del expositor se podría resumir dependiendo de la plataforma en:
- Obviamente el brandeado o customización del espacio con logotipos e imágenes alusivas a los productos o servicios a ofrecer
- Video Presentación de los Servicios
- Botones o acciones automatizadas a envío de información mediante un click a correo electrónico o alertas dentro de la plataforma.
- Descarga de información del producto o servicio en formatos PDF
- Y algunas plataformas permiten la interacción 1 a 1 para intercambio de dudas, negociaciones o simplemente interacción mediante la transmisión en vivo de audio y video con webcam.
PLATAFORMAS QUE OFRECEN SOLUCIONES PARA CONGRESOS O CONVENCIONES
Estas plataformas están diseñadas para ofrecer soluciones virtuales en 2D para 1 o varias salas donde se pueden realizar conferencias únicas o simultáneas dependiendo de la agenda establecida.
Estas soluciones tienen peculiaridades como poder tener muchos espacios de brandeo, un hall o lobby central en donde podremos visualizar bienvenidas mediante videos, son muy intuitivas y sobre todo la principal ventaja que le vemos a estas opciones es que te olvidas de las confusiones o el tema de tener varios links de acceso por cada taller o conferencia que desees ingresar, aquí podrás visualizar en los primeros planos, los diferentes salones en donde se estarían realizando todas y cada una de las sesiones, talleres, break outs o simposios simultáneos o no.
También se puede permitir o restringir los accesos dependiendo el tipo de membresía o inscripción haya adquirido, con anterioridad.
Esta es una de las soluciones que más nos gustan, ya que son fáciles de acceso y manejabilidad, se le puede sumar opciones de registro y pre-registro en línea profesional, alguna de ellas está soportada mediante la tecnología de Zoom, Teams o Webex y se les puede integrar módulos de Engagement o involucramiento de los asistentes mediante preguntas y respuestas, votaciones, encuestas, trivias lluvia de ideas entre otras dinámicas.
En algunas plataformas el énfasis lo radicalizan en la interacción de negocios entre los asistentes, y han creado espacios para que mediante dinámicas establecidas, administradas y planeadas los asistentes realicen Networking con perfiles de intereses similares o de oportunidades reales de negocios.
Incluso aunque no están diseñadas para tal efecto hay plataformas que ofrecen una solución básica para adicionar a nuestro congreso virtual un espacio de stands virtuales con las características y dinámicas explicadas similares al anterior tipo de plataforma.
RECINTO O REALIDADES VIRTUALES
Son plataformas más robustas que las antes mencionadas, requieren de descargas de software un poco más pesado, el uso de este tipo de plataformas en realidad es muy divertido y tiene onda, pero también puede turnarse en un poco tedioso o puede prestarse a mayores distracciones e incluso a que te puedas extraviar en esta realidad virtual y se te dificulte la llegada a los salones donde se llevaran a cabo los eventos.
Aunque está diseñada bajo comandos intuitivos, también implica mayor grado de paciencia, manejo del computador y deseo de explorar este mundo virtual y es importante hablar de estas virtudes ya que ingresar a este pequeño mundo virtual de eventos, es a través de un avatar, que podemos personalizar desde el sexo, color de piel y vestimenta, al finalizar esta identidad podremos ingresar al punto de inicio de este mundo virtual o lobby, nos desplazaremos mediante las flechas del teclado para explorar todas las áreas y espacios que nos ofrece este recinto virtual.
Creemos que la experiencia dentro de este Recinto Virtual ha sido fuera de serie, ya que podemos ir libremente a diversos espacios como: playas, jardines, pasillos, halls, corredores, áreas de exposiciones, auditorios de conferencias, salas de reuniones, terrazas, etc.
Tiene la peculiaridad de que en la parte superior de tu avatar se encuentra tu nombre y puedes ir paseando y saludando a otros avatars, a través de un chat ó bien si dejas abierto y encendido tu micrófono puedes hablar en tiempo real, el problema es cuando hay varias personas a tu alrededor no se distingue el audio y se escucha de manera poco clara.
Otra de las desventajas que podría presentar en los auditorios es que al no limitar la manera de como interactúa el avatar, puede verse personas hablando con otras personas y no poniendo atención a la conferencia, personas paradas paseando por las diversas filas o espacios del auditorio e incluso no faltará el bromista que se suba al escenario principal lo cual genera distractores dentro de la misma sesión.
Dentro de los auditorios la vista del escenario principal cuenta con 3 pantallas 1 central y 2 más a los costados, las cuales puedes ampliar cada una de ellas en la que te interesa observar de mejor manera. También cuentan con la facilidad para personalizar los montajes de diversos salones, iluminación de los mismos ó subir y bajar pantallas de acuerdo a tu tipo de reunión, estás salas son privadas y siempre el administrador que haya invitado a la reunión puede controlar el acceso.
En resumen, esta solución es muy divertida pero quizá poco efectiva para el objetivo primordial de un Congreso, Convención o Exposición Comercial, recomendamos el uso si la gran mayoría de los asistentes son millenials o participantes con un dominio del computador y paciencia para interactuar, configurar y acceder a las diversas áreas.
Como podrás observar existen un gran número de soluciones para plataformas de eventos, pero el éxito de tu Congreso, Convención, Exposición Comercial o Evento Empresarial dependerá del objetivo, enfoque y selección de la mejor alternativa de eventos virtuales, tomando en cuenta a tus asistentes, sus edades y destrezas con la tecnología.
Si tienes alguna duda o quieres conocer más de estas soluciones puedes contactarnos dándole click aquí