Derivado de la situación actual que nos ha arrojado el COVID-19 y ante la necesidad de reunirnos para generar negocios y promover el engagement del Turismo de Reuniones, creemos que es necesario tener contacto para continuar con los eventos presenciales.
Nuestro compromiso como Meeting Planner ha sido capacitarnos para prevenir y/o actuar ante una situación de crisis; así como monitorear junto con todos los sectores involucrados en el turismo, tales como: hoteles, restaurantes, recintos, transportadores y casas productoras con el mismo cuestionamiento ¿Qué hacemos para proteger a nuestros participantes? En algunos destinos se unieron para tener los mismos lineamientos, en otros casos las cadenas hoteleras regidas por compañías extrajeras dieron la pauta para operar nuevamente, de igual manera las casas productoras
Lo cierto es que tenemos el mismo objetivo cuidarte y cuidarnos, dentro de nuestro análisis surgieron muchos datos curiosos, como:
- ¿Sabías que? Hay hoteles que dentro de su lineamiento de recepción presentando una temperatura con más de 37.5 centígrados, no te permitirán el acceso
- ¿Sabías que? La medida de 1.5 mts de sana distancia para montaje de lugares, reduce las capacidades de los recintos o salones a más del 50%
- ¿Sabías que? En los transportes utilizados para trasladar a los participantes, se están rolando las unidades para una correcta sanitización a casi 3 unidades, dependiendo del itinerario
En Meetings Experience, nos hemos preparado con 3 protocolos que nos ayudarán a cuidar de ti y de todos al confirmar tu evento presencial o híbrido:
Protocolo Pre-Evento
La prevención y monitoreo son claves para prevenir brotes, seguiremos las siguientes medidas de protección para la planeación del evento:
- Los coordinadores ME en todo contaran con EPP (Equipo de Protección Personal)
- Se promoverá a través de carteles el lavado y desinfección de manos constante.
- Se revisará la ventilación de los espacios conglomerados.
Las acciones por ejercer antes de la llegada del grupo son:
- Revisión de protocolo de sanitización del recinto o sede.
- Revisión de cumplimiento de protocolos para desinfección de habitaciones o áreas comunes.
- Supervisión de cumplimiento de protocolos determinados por las casas productoras para montaje y desmontaje del equipo AV, promoviendo el montaje escalonado y factibilidad de plan alterno.
- Evaluación del protocolo de la sede en caso de contar con un participante con posible caso COVID-19.
- Se enviará un cuestionario para todos los participantes del evento, será obligatorio darle respuesta al mismo.
- Se promueve la desinfección de materiales y entrega de kits de bienvenida (Se alentará el uso de materiales electrónicos y digitales).
Protocolo durante la operación del evento
Ya en sitio con la evaluación de la sede realizada y con los resultados del cuestionario, los operadores ME portarán en todo momento con EPP:
- Mascarilla
- Careta
- Guantes
- Gel antibacterial
- Termómetro infrarrojo, para ser utilizado en caso de que sea necesario
Las acciones por ejercer con los participantes en sitio son:
- Supervisión de medidas de seguridad para personal del recinto y prestadores de servicios.
- Revisión de las unidades para transporte y espacios utilizados al 50% de su capacidad ó de acuerdo con las medidas, respetando la sana distancia.
- Revisión de temperatura de cada participante a su llegada.
- Monitoreo constante de la disponibilidad de gel antibacterial en puntos estratégicos.
- Promover el manejo de flujos para evitar aglomeraciones.
- Supervisión de sistemas de ventilación en el recinto.
Protocolo Post-Evento
Con el objetivo de salvaguardar a todos los participantes que asistieron al evento. La acción por ejercer es:
- Enviar una guía de buenos hábitos de salud
- Generar un censo entre los participantes 5 días posteriores al evento, para verificar que no existió riesgo de contagio. Por medio de un cuestionario.
En caso de existir personas con síntomas, se presentará un comunicado para los participantes del evento, pidiéndoles mantener la calma y aislarse cuando menos 14 días o realizarse una prueba, para determinar si son portadores de COVID-19. Así mismo se le dará avisó a los prestadores de servicio involucrado como transportistas, recintos u hoteles para que lleven a cabo la desinfección correspondiente.
Si deseas tener más información de nuestros protocolos para llevar a cabo un evento presencial
PREGÚNTANOS